POLITICA DE PRIVACIDAD

y ACUERDO DE COMUNICACIONES

LA EMPRESA: NETCO LTDA.

EL USUARIO, TERCERO O REPRESENTANTE LEGAL DE UNA EMPRESA:

I. INTRODUCCIÓN

El presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos define las reglas de validez jurídica

de la información y las comunicaciones basadas en mensajes de datos y del método de firma electrónica vinculados con los servicios que LA EMPRESA le provee a EL USUARIO y/o terceros.

II. LAS PARTES

El Acuerdo para el intercambio de mensajes de datosserá ejecutado y resulta vinculante para las

siguientes partes:

LA EMPRESA

En este acuerdo LA EMPRESA es NETCO LTDAcon el servicio de

Firma Electrónica de Documentos Netco Signer

EL USUARIO

Es la persona identificada en el proceso de registro.

que firma en nombre propio

o en calidad de representante legal de una empresa o comercio.

III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Cláusula Primera. – Autorización del Tratamiento de Datos Personales. En virtud del presente Acuerdo y lo dispuesto en los artículos 8 y 9 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, autorizo expresamente de forma libre, previa, voluntaria y debidamente informada, a LA EMPRESA para que realice el tratamiento de mis datos personales públicos, semiprivados, privados y sensibles de acuerdo con las finalidades, condiciones y reglas contenidas en el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales de LA EMPRESA y acepto que esta autorización y las comunicaciones basadas en mensajes de datos que me remita LA EMPRESA en relación con el tratamiento de mis datos personales tienen pleno valor legal y alcance probatorio conforme a lo establecido en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Cláusula Segunda. – Transferencia y transmisión de datos personales. En virtud del presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos y lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de

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2012 y los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013, EL USUARIO autoriza expresamente que para el tratamiento de sus datos personales, LA EMPRESA pueda transferir o transmitir su información a los encargados del tratamiento ubicados en el territorio de Colombia o en terceros países; en los términos indicados por la constitución, las leyes y la Política de Privacidad Publicada en el siguiente link: http://www.firmasdigitales.mx/acuerdo-de-comunicaciones-politica-de-privacidad/

IV. ACEPTACIÓN DEL ACUERDO Y VALIDEZ DE LA INFORMACIÓN

Cláusula Tercera. – Aceptación del Acuerdo. La aceptación del presenteAcuerdo para el intercambio de mensajes de datos por EL USUARIO tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: i) Diligenciamiento de un formulario en línea. ii) Empleo de un mecanismo de aceptación o de un método de firma electrónica, que establezca LA EMPRESA en cualquier tiempo.

  1. Consulta, copia, descarga o impresión de cualquier contenido incorporado en el sitio web de LA EMPRESA. iv) Utilización de cualquiera de los servicios que LA EMPRESA provea a los visitantes o usuarios a través de su sitio web o de otros canales informáticos o telemáticos.

Parágrafo. – A partir de la aceptación del presente Acuerdo, EL USUARIO manifiesta su consentimiento y autorización expresa para que en la provisión de los servicios de LA EMPRESA se utilicen mensajes de datos y métodos de firma electrónica y acepta que este Acuerdo y la información y comunicaciones basadas en mensajes de datos que le remita LA EMPRESA o que EL USUARIO le envíe a LA EMPRESA tienen pleno valor legal y alcance probatorio conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

Cláusula Cuarta. – Información de registro. En virtud del presente Acuerdo y con el propósito de verificar la identidad de EL USUARIO, este se obliga a suministrar oportunamente a LA EMPRESA los siguientes datos completos y sin errores, en donde aplique:

  1. Nombre y apellidos

  2. Número de documento

  1. País de registro Colombia

  2. Número de teléfono celular vigente

  1. La huella dactilar (rasgos biométricos de la huella dactilar). Es un proceso posterior al registro que desarrollaré libremente después de realizado el registro, y/o al momento de firmar electrónicamente los documentos que publique LA EMPRESA mediante mi rasgo biométrico de huella dactilar.

  1. Cualquier otra información de registro que requiera LA EMPRESA para validar la identidad, autenticidad de EL USUARIO en el Sistema de información de LA EMPRESA y de los proveedores tecnológicos de LA EMPRESA.

Parágrafo. – EL USUARIO asume la obligación de mantener la información citada en esta cláusula, completa, veraz y actualizada para que LA EMPRESA le pueda proveer normalmente los servicios.

Cláusula Quinta. – Retiro del consentimiento. EL USUARIO podrá retirar el consentimientopara recibir comunicaciones basadas en mensajes de datos comunicándose con LA EMPRESA a través de una notificación al correo electrónico de LA EMPRESA (info@netco.la). Cualquier retiro del consentimiento para recibir comunicaciones electrónicas o basadas en mensajes de datos será efectivo solo después que LA EMPRESA haya tenido un período razonable para procesar la solicitud de retiro de EL USUARIO.

  1. REQUISITOS TÉCNICOS

Cláusula Sexta. – Requerimientos de hardware y software. En virtud del presente Acuerdo, EL

USUARIO se obliga a cumplir con los siguientes requerimientos mínimos de hardware y software para utilizar los métodos de firma electrónica definidos por LA EMPRESA y con el fin de tener acceso a la información y comunicaciones generadas a partir de los servicios de LA EMPRESA:

  1. Un equipo de cómputo (PC o un dispositivo móvil) con acceso a Internet.

Ser propietario único de la línea que reportó en el proceso de registro.

VI. VALIDEZ DE LAS COMUNICACIONES BASADAS EN MENSAJES DE DATOS

Cláusula Séptima. – Validez de las comunicaciones basadas en mensajes de datos. La aceptación del presente Acuerdo para el intercambio de mensajes de datospor EL USUARIO autoriza a LA EMPRESA para no continuar el envío de comunicaciones en papel a EL USUARIO en relación, entre otros, con los siguientes servicios y actividades y para utilizar desde la fecha de aceptación de este Acuerdo exclusivamente mensajes de datos:

  1. Todas las comunicaciones asociadas con los servicios disponibles en los sitios web de la EMPRESA​, http://www.firmasdigitales.mx https://cloud.firmasdigitales.co/signer

    https://demos.netco.la/signer

  1. Los acuerdos, contratos, aprobaciones o autorizaciones de cambios a los servicios de activación y desactivación de reglas de seguridad, adiciones a contratos entre otros generados por LA EMPRESA a nombre de EL USUARIO y/o el comercio que este represente como representante legal o alto directivo.

  1. Las comunicaciones o notificaciones relativas a cualquier otro servicio o actividad de LA EMPRESA.

  2. Observancia y aplicación del Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de los Datos Personales de LA EMPRESA.

Parágrafo. – En virtud del presente Acuerdo, EL USUARIO acepta expresamente que la información y comunicaciones basadas en mensajes de datos que le remita LA EMPRESA o que EL USUARIO le envíe a LA EMPRESA tienen pleno valor legal y alcance probatorio conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, el Decreto 2364 de 2012 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

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Cláusula Octava. – Métodos para remitir comunicaciones basadas en mensajes de datos al USUARIO. LA EMPRESA podrá remitir comunicaciones basadas en mensajes de datos a EL USUARIO utilizando los siguientes métodos:

  1. A través del correo electrónico de EL USUARIO registrado en la base de datos de LA EMPRESA.

  1. A través del sitio web de LA EMPRESA ubicado en la URL https://www.netcosigner.com en cualquier otra URL que defina LA EMPRESA.

  1. A través del número de teléfono celular registrado en la base de datos de LA EMPRESA mediante mensajes de texto SMS o mensajes de voz.

Cláusula Novena. – Activación del servicio de comunicaciones basadas en mensajes de datos. El siguiente será el procedimiento que deberá agotar EL USUARIO para activar el servicio de

comunicaciones basadas en mensajes de datos:

  1. Recibirá un correo de LA EMPRESA con el enlace para acceder al presente acuerdo de comunicaciones.

  1. Si acepta el acuerdo de comunicaciones, se le creará un usuario y un certificado digital asociado a este con la información listada en la cláusula cuarta de este acuerdo.

  1. Recibirá otro correo de LA EMPRESA solicitando el cambio de contraseña en la plataforma de firma digital, donde deberá seguir los pasos listados en este.

  1. A partir de ese momento se activa el servicio para recibir y poder firmar las comunicaciones enviadas por LA EMPRESA.

Si EL USUARIO tiene inquietudes o dificultades con este proceso de activación, puede comunicarse al correo electrónico info@netco.la

*De no recibir la aceptación del Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos, LA EMPRESA no podrá aceptar las autorizaciones electrónicas ni en ningún otro formato y no se proveerán los servicios requeridos por EL USUARIO.

Cláusula Décima. – Presunción de origen de los mensajes de datos. En virtud del presente

Acuerdo se presume que un mensaje de datos ha sido enviado por EL USUARIO a LA EMPRESA, cuando:

  1. Haya sido enviado por EL USUARIO.

  1. EL USUARIO haya aplicado adecuadamente el procedimiento establecido en la cláusula décima sexta de este Acuerdo.

  1. El mensaje de datos que reciba LA EMPRESA resulte de los actos de una persona a la cual EL USUARIO le haya dado acceso al método de firma electrónica establecido en la cláusula décima sexta de este Acuerdo y que sirve para identificar un mensaje de datos como propio.

Cláusula Décima Primera. – Concordancia del mensaje de datos enviado con el mensaje de datos recibido. Siempre que un mensaje de datos provenga de EL USUARIO o que se entienda

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que proviene de él, LA EMPRESA tendrá derecho a considerar que el mensaje de datos recibido corresponde al que quería enviar EL USUARIO y podrá proceder en consecuencia.

Cláusula Décima Segunda. – Mensajes de datos duplicados. Se presume que cada mensaje de datos remitido por EL USUARIO a la EMPRESA es un mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos.

Cláusula Décima Tercera. – Tiempo de envío de un mensaje de datos. El momento de envío de

un mensaje de datos por cualquiera de las partes (LA EMPRESA o EL USUARIO) será cuando ingrese en un sistema de información que no esté bajo control del iniciador o de la persona que envió el mensaje de datos en nombre de este.

Cláusula Décima Cuarta. – Tiempo de recepción de un mensaje de datos. El momento de la recepción de un mensaje de datos por cualquiera de las partes (LA EMPRESA o EL USUARIO) será en el momento en que ingrese el mensaje de datos remitido en el sistema de información designado en el proceso de registro: correo electrónico de LA EMPRESA o correo electrónico de EL USUARIO.

Cláusula Décima Quinta. – Lugar de envío y recepción de un mensaje de datos. El mensaje de datos se tendrá por expedido en el lugar donde el iniciador (LA EMPRESA o EL USUARIO) tenga su domicilio y por recibido en el lugar donde el destinatario (LA EMPRESA o EL USUARIO) tenga el suyo.

e) VALIDEZ DEL MÉTODO DE FIRMA ELECTRÓNICA

Cláusula Décima Sexta. – Descripción del proceso de firma. El siguiente será el procedimiento

que deberá adelantar EL USUARIO para firmar la información y comunicaciones que remita LA EMPRESA en forma de mensajes de datos:

  1. EL USUARIO del método de firma electrónica deberá estar registrado inicialmente ante la plataforma de Netco Signer, herramienta de LA EMPRESA. El registro remoto conforme a lo definido en el sitio web de LA EMPRESA. Para que se lleve a cabo el registro debe estar aceptado este acuerdo de comunicaciones, tal y como está estipulado en la cláusula novena.

  1. Para la firma de los documentos EL USUARIO debe ingresar a una aplicación en el sitio web de LA EMPRESA (https://www.netcosigner.com, https://cloud.firmasdigitales.co https://demos.netco.la) con las credenciales obtenidas en el proceso de registro, ingresar al área de archivos pendientes por firmar, donde se encuentra la opción de ver todos aquellos documentos pendientes que podrán ser firmados o rechazados por EL USUARIO (tendrá las opciones de ir a firmar, descargar o borrar). En el caso de seleccionar la opción de “Ir a firmar” (ícono de lápiz), el sistema lo llevará a una vista donde podrá visualizar el documento con su navegador de internet y encontrará el botón de “Firmar” en la parte inferior (está desplegado de manera visible en la pantalla).

  1. Para realizar la firma electrónica EL USUARIO recibirá un correo electrónico con un código de aprobación de un solo uso de 4 números “token o código único OTP”; puede ser entregado o desplegado en el mismo navegador.

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  1. Una vez se haya hecho la validación, el sistema procede a generar la evidencia digital o documento digital firmado en el que se vincula el mensaje de datos con la identidad de EL USUARIO y que acredita la integridad, autenticidad y no repudiación de la operación.

Cláusula Décima Séptima. – Obligaciones de EL USUARIO del método de firma electrónica. En

virtud del presente Acuerdo, EL USUARIO acepta y se obliga cumplir las siguientes reglas en relación con la validez y confiabilidad del método de firma electrónica definido por LA EMPRESA:

  1. Realizar la firma de los documentos y comunicaciones relacionados con los servicios de LA EMPRESA mediante el método de firma electrónica definido por LA EMPRESA.

  2. Declara que es propietario único del teléfono celular definido en el proceso de registro.

  1. En caso de cambiar de número de teléfono celular informar y firmar otro Acuerdo para el intercambio de mensajes de datos.

  1. Mantener el control y custodia sobre los datos de creación de la firma que están vinculados con su huella de voz y número celular.

  1. Actuar con diligencia para evitar la utilización no autorizada de sus datos de creación de la firma.

  1. Dar aviso oportuno a cualquier persona que posea, haya recibido o vaya a recibir documentos o mensajes de datos firmados electrónicamente por el firmante, si: i) El firmante sabe que los datos de creación de la firma han quedado en entredicho o ii) Las circunstancias de que tiene conocimiento el firmante dan lugar a un riesgo considerable de que los datos de creación de la firma hayan quedado en entredicho.

Cláusula Décima Octava. – Validez legal y confiabilidad del método de firma electrónica. En virtud del presente Acuerdo EL USUARIO acepta expresamente que el método de firma electrónica descrito en la cláusula décima sexta del mismo cumple todos los requisitos de firma electrónica definidos en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012.

VIII. OTRAS DISPOSICIONES

Cláusula Décima Novena. – Principio de No Discriminación. En las relaciones entre LA EMPRESA y EL USUARIO, no se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a una manifestación de voluntad u otra declaración por la sola razón de haberse hecho en forma de mensaje de datos.

Cláusula Vigésima. – Aplicación y modificación del Acuerdo. LA EMPRESA puede en cualquier

tiempo revisar, dejar sin efecto, limitar, modificar, suprimir o adicionar los términos, reglas y condiciones de este documento o de cualquier otro acuerdo aplicable a los servicios de LA EMPRESA, con el fin de cumplir con cualquier exigencia legal, para proteger los intereses de LA EMPRESA o garantizar los derechos de los usuarios. LA EMPRESA avisará a EL USUARIO a través de un correo electrónico sobre los cambios que se realicen al presente Acuerdo. Se recomienda a EL USUARIO estar pendiente de revisar los posibles cambios que LA EMPRESA realice al Acuerdo

para el intercambio de mensajes de datos.

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Cláusula Vigésima Primera. – Términos. Para efectos de la aplicación del presenteAcuerdo para el intercambio de mensajes de datos el siguiente será el alcance y significado de los términos relacionados:

  1. Datos de creación de la firma electrónica: Datos únicos y personalísimos, que el firmante utiliza para firmar.

  1. Firma electrónica: Métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente.

  1. Firmante: Persona que posee los datos de creación de la firma y que actúa en nombre propio o por cuenta de la persona o comercio/empresa a la que representa.

  2. Mensaje de datos: La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax.

Cláusula Vigésima Segunda. – Pruebas. EL USUARIO acepta que los mensajes de datos que envíe o reciba en desarrollo de los servicios y actividades de LA EMPRESA, se aceptan como medio de prueba de las comunicaciones realizadas entre ellas conforme a lo establecido en los artículos 5 al 13 de la Ley 527 de 1999 y en las normas que los adicionen, modifiquen o reglamenten.